Продуктовый саммит европейского SaaS — 320 пакс, гибридный формат, 12-недельный бриф

Birtour — бакинский DMC. В 2025 году мы перенесли продуктовый саммит европейской B2B SaaS-компании из Лиссабона в Баку в рамках 12-недельного брифа. Программа охватила 320 очных участников и гибридную трансляцию для 1 400 удалённых пакс из 18 европейских часовых поясов. Аптайм трансляции за трёхдневный период закрылся на 99,97%. CSAT очных участников — 4,8 из 5 по данным 312 респондентов; клиент забронировал Баку под следующую редакцию саммита в течение 60 дней после завершения.

Что выдал Birtour:

• 320 очных, 1 400 удалённых из 18 часовых поясов. Гибридный формат с анкерной площадкой JW Marriott Absheron и Baku Convention Center.
• Аптайм трансляции 99,97% за 22 часа прямого эфира. Оптоволокно как основной канал плюс LTE-резерв от двух операторов, арбитраж SD-WAN менее чем за 500 мс.
• Разрешение на дрон-шоу за 11 рабочих дней. Закрытый вечерний приём на крыше Port Baku, согласования по пожарному кодексу и высоте оформлены пермит-командой Birtour.

Зачем проводить саммит на 320 пакс в Баку с 12-недельным брифом?

Три ограничения обычно делают 12-недельный перенос конференции нереальным: номерной фонд, AV-инфраструктура и цикл получения разрешений. По двум из них Баку меняет расчёт. JW Marriott Absheron держал 280 номеров за 8 недель до старта, у конвенционного центра не было конкурирующего спроса в выбранную планировщиком неделю, а наша пермит-команда оформила разрешение на дрон-шоу за 11 рабочих дней.

• Анкерный фонд 5★ был зафиксирован за 8 недель. JW Marriott Absheron заблокировал 280 номеров без той летней гонки за инвентарём, которая привычна для европейских столиц. Баку принимал COP29 и этапы Формулы 1 такого же масштаба, поэтому площадочная и номерная часть инфраструктуры здесь реально готова к продакшену.
• В конвенционном центре не было конкурирующих мероприятий в выбранную клиентом неделю, что в Лиссабоне, Амстердаме или Берлине в тот же период случается редко.
• Разрешение на дроны оформлялось за 8–14 рабочих дней при Birtour в роли заявителя. Это в разы быстрее аналогичных процедур в ЕС.

Оставшееся ограничение (инфраструктура гибридного стриминга) нужно было решать на месте.

Как трансляция удержала аптайм 99,97%?

Количество удалённых участников клиента (1 400 человек из 18 часовых поясов) превращало стабильность трансляции в единственный пункт, способный сорвать программу. Мы пустили оптоволокно как основной канал и LTE-резерв от двух операторов, а SD-WAN-устройство переключалось между ними менее чем за 500 мс, подавая сигнал на 3-камерный монтаж из продакшн-зала, изолированного от шумового фона пленарной HVAC-системы. Это дало аптайм 99,97% за 22 часа прямого эфира.

• Выделенный продакшн-зал в Baku Convention Center, изолированный от шумового фона пленарной HVAC-системы.
• Резервные каналы: оптоволокно местного провайдера плюс LTE-резерв от двух разных операторов, переключение через SD-WAN-устройство менее чем за 500 мс.
• 3-камерный монтаж в 1080p с записью для отложенного просмотра в Азиатско-Тихоокеанском регионе и Америке.
• Кабины перевода EN/RU располагались в 6 м от главной сцены. Конвенционный центр перепланировал яму под этот формат.

Что мы заметили заблаговременно

Два момента, которые планировщики обычно не видят до рабочего расписания.

Пересечение с временем намаза (Саудовская Аравия)

Слот основного доклада первого дня совпал с временем намаза для около 140 стриминговых участников из Саудовской Аравии. Мы сдвинули доклад на +30 минут и поставили в образовавшееся окно вспомогательное мероприятие. Клиенту не пришлось ничего объяснять.

Конфликт AV-монтажа с маршрутом загрузки

AV-монтаж вступал в конфликт со стандартным маршрутом загрузки в здание. Мы заблаговременно собрали конструкцию на верхнем ярусе и опустили её через служебный лифт в ходе двух ночных окон. На утренние сессии это не повлияло.

Что мы сделали бы иначе в следующий раз

• Кабины перевода бронировать на 4 недели раньше. При 12-недельном брифе по этому пункту оставалось лишь 3 недели запаса. Нам повезло с доступностью, но рассчитывать на удачу не стоит.
• Закладывать 30-минутный мягкий старт на пленарном заседании первого дня для участников после долгой дороги. Клиент настаивал на жёстком начале в 09:00; показатели вовлечённости в первые 45 минут оказались самыми низкими за всю программу.

Именно такой формат конференций берёт наша команда MICE Азербайджан, когда бриф звучит как «то же самое, но в новом месте и быстрее».